一位行政主管承担着一些职责,其中包括财产管理、办公服务和员工协调等。他做事的优先顺序永远存在着冲突,通常到了晚上,他会哀叹:“我浪费了时间,几乎什么也没完成。”

他用了一整天来把事情思考了一遍,认识到他在进入细节工作前必须有一个更广阔的视野。对他来说,提出相对重要的目标将更有利于确立任务的优先顺序。

他很快认识到,作为一名行政主管,他的首要目标就是建立和维护一个运行平稳的体系。完成这项工作以后,他就能够利用预防性维护来减少问题的发生。当危机出现时——这在他的领域中是不可避免的——他就可以集中解决一个问题,而不用再担心其他地方出现问题。

因此,他的第二个目标就是给自己充足的时间来集中处理主要问题,以便能够对其作出快速反应。于是,他将可能发生的问题进行分类,决定哪些是可以放心地委派别人去做,哪些应该由自己亲自处理。这样,当问题出现时,他就有所准备,自己只处理那些严重的问题,因为剩下的可以让行政系统去处理,不必去干涉。

如果你在许多有潜在冲突的领域里负有责任,那么你要做的工作一定非常的多。建立工作的优先顺序,可以让你系统考虑如何使用时间,然后可以采取步聚来更好地组织你自己的时间,并让其他人来帮助你,至少不要阻挠你。